Załącznik do zarządzenia Rektora UAM

 nr 185/2010/2011

 

Regulamin Uniwersyteckiego Systemu Informacji (USI)

 

§ 1 Przedmiot Regulaminu

  1. Regulamin określa zasady i sposób korzystania z Uniwersyteckiego Systemu Informacji zwanego dalej USI jako mechanizmu zarządzania informacją na UAM.
  2. Regulamin Uniwersyteckiego Systemu Informacji, zwany dalej „Regulaminem USI” określa zasady korzystania z systemu USI przez Pracowników Uniwersytetu im. A. Mickiewicza w Poznaniu przy czym Korespondentem systemu USI może być tylko pracownik UAM wyznaczony przez Redakcję Informacji.

§ 2 Definicje

Przez użyte w niniejszym regulaminie określenia należy rozumieć:

  1. Dostawca informacji – Redaktor Portalu lub Korespondent;
  2. Odbiorca - Studenci, Pracownicy, Kandydaci, Absolwenci, Media, Mieszkańcy miasta;
  3. Wydarzenie – informacja o przyszłym zdarzeniu opisana datą jego rozpoczęcia i zakończenia. Daty są wykorzystywane do zarządzania prezentacją informacji. Informacja o wydarzeniu jest prezentowana na stronach kalendarium wydarzeń, sortowanie wydarzeń jest uzależnione od daty rozpoczęcia wydarzenia oraz jego wagi. (np. Konferencja, Wykład, Spotkanie, Pokaz, Koncert).
  4. Wiadomość – informacja podlegająca publikacji określona datą  początkową (dzień publikacji) . oraz datą  ważności,. Sortowanie artykułów wykonywane jest według daty publikacji oraz ważności.(np.  News, Ogłoszenie, Komunikat, Recenzja)
  5. Dokument –  pliki w  formacie PDF lub w formatach MS Office.
  6. Osoba – Kategoria służąca do prezentacji informacji o osobach, zawiera miejsce na zdjęcie, dane osobowe takie jak imię i nazwisko, email, telefon. Zawiera połączenia z informacjami o zajmowanych przez osobę stanowiskach i pełnionych funkcjach a także o wykonanych przez nią dziełach. Informacja o osobie posiadającej identyfikator w systemie USI może być przez nią aktualizowana w określonym zakresie. (np. samodzielna aktualizacja swojej fotografii w systemie lub zmiana numeru telefonu służbowego).
  7. Multimedia - Zdjęcie, Film, Prezentacja
  8. Redakcja Informacji - zespół osób podejmujących decyzje co do m.in.: wprowadzania zmian w układzie serwisów WWW, wartościach marketingowych i ich priorytetach, o kolejności prezentowanych informacji. W skład Redakcji wchodzą przedstawiciele jednostek UAM reprezentujący różne funkcje systemu USI (Korespondenci, Redaktorzy Portali, Korekta).
  9. Formularz USI – narzędzie umożliwiające wprowadzanie informacji do systemu USI. Z formularza może korzystać Redakcja informacji, po nadaniu odpowiednich uprawnień przez Koordynatora USI.

§ 3 Przepływ Informacji w USI

  1. W celu prawidłowego przekazania informacji odbiorcy winna ona przejść przez następujące etapy:
    1. Dostawca informacji - Korespondent / Redaktor;
    2. Gromadzenie informacji (Baza Wiedzy o UAM);
    3. Redakcja informacji (Redaktorzy, Korekta);
    4. Prezentacja informacji (Portale WWW, Biuletyn UAM, Ekrany LCD, kanały RSS,);
    5. Odbiorcy informacji (Studenci, Pracownicy, Kandydaci, Absolwenci, Media, Mieszkańcy  miasta).
  2. Zakres kompetencji poszczególnych uczestników w procesie przepływu informacji w USI:
    • Dział Promocji kontrola realizacji funkcji marketingowej pod kątem promocji wizerunku uczelni,
    • Dział Nauczania kontrola realizacji funkcji marketingowej pod kątem zarządzania rekrutacją oraz obsługą studenta,
    • Biuro Karier nadzór nad realizacją funkcji marketingowej pod kątem budowy relacji z absolwentami,
    • Biuro Rektora kontrola realizacji funkcji zarządczej pod kątem komunikacji Władz uczelni z pracownikami i studentami oraz funkcji marketingowej pod kątem komunikacji z osobami spoza uczelni,
    • Dział Kadr kontrola realizacji funkcji zarządczej pod kątem przekazywania pracownikom uczelni treści kształtujących kulturę organizacyjną uczelni, wsparcia szkoleń pracowniczych oraz rekrutacji,
    • Centrum Informatyczne kontrola rozwoju USI w kierunku zapewniającym integrację ze Zintegrowanym Systemem Zarządzania Uczelnią (Axapta) i Uczelnianym Systemem Obsługi Studiów, koordynacja prac związanych z rozwojem systemu CMS, kontrola wypełniania funkcji informacyjnej,
    • Korespondenci dostarczanie informacji z obszarów za które odpowiedzialny jest Korespondent oraz kontrola rozwoju systemu USI w kierunku wykorzystania go przez Wydziały i ich jednostki organizacyjne,
    • Życie Uniwersyteckie korekta treści dostarczanej przez Redaktorów Portali oraz Korespondentów.

§ 4  Zadania i Obowiązki Redakcji Informacji

  1. Korespondenci
    1. Zbieranie informacji o wydarzeniach na Wydziałach oraz regularne dostarczanie ich do systemu USI za pomocą Formularza USI
    2. Określanie w precyzyjny sposób do kogo kierowana jest informacja – poprzez wybór Portali, na których informacja ma być widoczna
    3. Współpraca w zakresie rozwoju stron wydziałowych / jednostek /
    4. Współpraca z Redaktorami Portali oraz Koordynatorem USI
  2. Redaktorzy
    1. Redagowanie stałej treści na Portalach
    2. Rozwój Portali zgodnie z potrzebami Odbiorców
    3. Redagowanie dostarczonej przez Korespondentów informacji
    4. Współpraca z Korespondentami oraz Koordynatorem USI
  3. Koordynator USI
    1. Kontrola rozwoju USI
    2. Rozwój USI oraz integracja z systemami wdrożonymi na uczelni (m.in. Axapta, USOS, System Rekrutacji, CMS)
    3. Współpraca z firmami zewnętrznymi biorącymi udział w rozwoju systemu USI
    4. Koordynacja prac Redakcji oraz współpraca z Redaktorami Portali i Korespondentami
    5. Koordynacja prac Zespołu ds. WWW
  4. Zespół ds. WWW
    1. Wdrażanie i implementacja nowych rozwiązań dotyczących rozwoju systemu USI
    2. Rozwój i implementacja nowych rozwiązań dotyczących systemu CMS i strony WWW

§ 5 Zasady wprowadzania informacji do USI

  1. Uprawnienia do wprowadzania informacji wyznaczonym osobom nadaje Koordynator USI.
  2. Informacje wprowadzane są za pomocą formularza USI dostępnego na stronie www.usi.amu.edu.pl, po zalogowaniu się przez użytkownika posiadającego dostęp do systemu USI.
  3. Informacje wprowadza się zgodnie z formularzem USI zamieszczonym na stronie.
  4. Odbiorcę informacji określa się rzetelnie i zgodnie z typem informacji.
  5. Pole „Odbiorca” jest polem wielokrotnego wyboru
  6. Prawo do zamieszczania informacji na stronie głównej Portalu UAM posiada wyłącznie wyznaczony Korespondent Biura Rektora W przypadku gdy informacja posiada rangę informacji na stronę główną, Korespondent / Redaktor zaznacza w polu odbiorca „Portal UAM”.
  7. Informacja kierowana jest do Korespondenta Biura Rektora w celu weryfikacji informacji, akceptacji bądź odrzucenia publikacji na stronie głównej Portalu UAM.
  8. Informacje dotyczące wydarzeń, należy wprowadzać do systemu USI z wyprzedzeniem co najmniej tygodniowym od daty rozpoczęcia wydarzenia Kolejno wprowadzone informacje podlegają korekcie.
  9. Po zatwierdzeniu korekty informacja jest upubliczniana na serwisie www.amu.edu.pl zgodnie z formularzem.
  10. Osoby inne niż wymienione w ust. 9 przesyłają  informacje za pomocą specjalnego formularza umieszczonego na stronie www.formularz.amu.edu.pl lub na adres webmaster@amu.edu.pl.

§6 Nadzór i odpowiedzialność

  1. Za poszczególne Portale odpowiadają Redaktorzy Portali.
  2. Za treść informacji oraz ich jakość odpowiadają Korespondenci.
  3. Za rozwój i prawidłowe funkcjonowanie systemu USI oraz prawidłowe funkcjonowanie serwisu www.amu.edu.pl odpowiada Koordynator systemu USI
  4. Nadzór nad serwisem www.amu.edu.pl sprawuje Koordynator systemu USI.
  5. Wdrażanie systemu USI powierza się Centrum Zarządzania Infrastrukturą i Projektami Informatycznymi.

§7 Postanowienia końcowe

  1. Opiekę techniczną i programistyczną nad systemem USI sprawują osoby wyznaczone przez Dyrektora Centrum Zarządzania Infrastrukturą i Projektami Informatycznymi.
  2. Pytania dotyczące funkcjonowania systemu USI, należy kierować bezpośrednio na adres helpdesk@amu.edu.pl, usi@amu.edu.pl.
  3. Z dniem wejścia w życie niniejszego regulaminu informacje dostarczane przez Korespondentów i Redaktorów winny być umieszczane za pomocą formularza USI.